A VIRTUÁLIS ASSZISZTENS HELYE ÉS SZEREPE A KKV ÉS A CIVIL SZEKTORBAN

A kkv-k és civil szervezetek kihívásai

A feladatok volumene és sokfélesége

A kis- és középvállalkozásoknál és a civil szervezeteknél egyaránt probléma lehet, hogy szinte minden olyan típusú feladat felmerül, mint a nagy cégeknél, csak kisebb volumenben. A nagy cégeknél, szervezeteknél ezekre a feladatokra rendelkezésre áll a kisebb-nagyobb létszámú informatikai osztály, a jogi osztály, a pénzügyi osztály, a PR és kommunikációs osztály, a titkárságok, üzemeltetési osztály, pályázati osztály, beszerzési osztály és még sok más szakértői csoport. Ezeken az osztályokon, csoportokban a téma szakértői dolgoznak. A probléma, hogy a kkv szektorban és a civil szervezetek legtöbbjében vagy a feladatok mennyisége nem indokolja, vagy a rendelkezésre álló erőforrások nem teszik lehetővé külön szakértői osztályok, csoportok működtetését, de még az adott területen szakértő egyetlen főállású alkalmazotti pozíciót sem. Ennek ellenére a feladatokat meg kell oldani!

A takarítástól az ügyvezetésig?

Erre a sokféle feladatra külön közép- vagy felsőfokú képzések ontják a szakembereket. Szakemberből nincs hiány, de nincs szükség teljes állásban foglalkoztatott informatikusra, pályázatíróra, kommunikációs szakemberre. E helyett a legszélesebb skálán magunk tölthetjük be az összes pozíciót, a takarítótól az ügyvezetőig. Magam is hasonló cipőben jártam a civil szervezeti munkámban. Hol jogi, hol informatikai, hol rendezvényszervezési, hol honlapszerkesztési, hol költöztetési, hol pályázatírási, hol meghívó és programfüzet dizájn, hol online konferenciabeszélgetés szervezéséhez és implementálásához kapcsolódó feladatokat (és még sorolhatnám) kellett megoldani. Mivel nem vagyunk minden terület szakértői, ezért előbb valamelyest azzá kell válnunk, el kell mélyedni az adott témában, hogy meg tudjuk oldani a feladatot. Például el kell mélyülnünk pályázati feltételekben, jogszabályokban, facebook hirdetések szabályaiban, különböző bankok szolgáltatási feltételeiben vagy a különböző online konferenciabeszélgetést lehetővé tevő alkalmazások szolgáltatásaiban. Mindez sok időt igényel.

A kihívás szépsége, egyben a nehézsége is. A munkát változatosabbá teszi a sokféle kihívás, ugyanakkor nem lehet valaki mindennek a szakértője (bár néha muszáj, mert nincs más választás!). A kis- és középvállalkozásokban és a civil szervezetekben a fő tevékenységet vagy célt támogató-kiszolgáló legkülönfélébb adminisztráció ellátása nélkülözhetetlen, de nagyon munka- és időigényes feladat. Mindenhez (is) érteni kell valamennyire vagy egészen jól, ahogy már bemutattam, az informatikától, a pénzügyön át a közösségi média kezelésééig. A hajszoltság hosszútávon visszaüthet, több hiba keletkezhet, egészségügyi problémákkal járhat, a szétaprózódás a szakmai, üzleti célokat is veszélyeztetheti. Mi lehet a megoldás?

Külső online partner

A virtuális asszisztens

Sokféle beszédes szinonimája van a virtuális asszisztensnek: online asszisztens, virtuális asszisztens, home office asszisztens, távasszisztens, távoli asszisztens, online irodamenedzser, online vállalkozástámogató. Akármelyik kifejezést használjuk, a virtuális asszisztens professzionálisan távmenedzseli, online intézi, szervezi, rendezi vállalkozópartnere kiszervezésre kerülő teendőit. Tehermentesíti ügyfelét, időt szabadít fel és kiegyensúlyozott hátteret teremthet megbízójának. Ha személyükben és munkastílusukban kompatibilisek a partnerek, mindkét fél azt a munkát végezheti, amihez a legjobban ért, így mindenki jól jár. A hatékonyság a növekvő siker záloga lehet. Minél jobban végzi a virtuális asszisztens a munkáját, annál nagyobb támogatást jelenthet megbízója számára, mindezzel a letisztultabb, fókuszáltabb szakmai, üzleti munkát segíti. A megbízó sikere a virtuális asszisztens sikere és öröme is! A sikeres partner stabil ügyfél. Egy gyümölcsöző együttműködésnél pedig mi lehetne motiválóbb?! A virtuális asszisztens megbízása egy jól megtérülő befektetés lehet.

Mikor érdemes virtuális asszisztenst megbízni?

  • ha szeretné vállalkozása, civil szervezete adminisztratív, szervezési, pályázati, online felületeihez kapcsolódó terheit csökkenteni, ezeket a feladatokat kiszervezni
  • ha egy projekthez keres megoldást
  • ha állandó feladatra keres megoldást
  • ha több időt szánna fő tevékenységére, szakmai munkájára
  • ha csak a tényleges munkáért kíván fizetni
  • ha nem szeretne külön alkalmazottat felvenni az adott feladatra
  • ha nem ragaszkodik ahhoz, hogy járulékokat, cafeteriát, utazási támogatást, szabadságot fizessen alkalmazottja után
  • ha költségesnek tartja külön irodahelyiség biztosítását az adott munkavégzéséhez

A munka elkezdése virtuális asszisztenssel

Az ingyenes konzultáció során kiderül, hogy a felek között működik-e a kémia akár a személyiséget, akár a munkastílust illetően. Ha megvan a kompatibilitás, meghatározhatók a virtuális asszisztensnek kiszervezendő konkrét feladatok. Nyilván érdemes szerződésben rögzíteni a kereteket. A feladatok átadásában fokozatosság és az első egy-két hónapban a folyamatos visszacsatolás ajánlott, hogy a hatékony munkavégzés, a bizalom kialakulhasson és megszilárdulhasson a partnerek között.

Tudjon meg többet a virtuális asszisztensekről! – podcast és cikkajánló

Be the first to reply

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük